Illius & Schnurr | Professionelle Kommunikation für Unternehmen
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Kommunikation für Unternehmen,
Forschungs­­ein­rich­tung­en und Stiftungen

Dieses Foto zeigt herbstliche Blätter
Prozesse der professionellen Kommunikation in Wirtschaft und Wissenschaft müssen äußerst effizient gestaltet sein. Dazu bedarf es klar definierter Strukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten. Mit unserer Expertise und Erfahrung entwickeln wir das für Ihre Institution geeignete Konzept. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre zeitlichen und personellen Ressourcen zu schonen und die gewünschte Außenwirkung zu erzielen.

Aktuelles

Aus unserer Textwerkstatt

Schreiben, was Sache ist

Um eine Aussage abzuschwächen oder als ironisch zu kennzeichnen, kratzt mancher Redner mit Zeige- und Mittelfingern Anführungsstriche in die Luft. Mit der gleichen Absicht werden in vielen Texten der internen und externen Kommunikation einzelne Wörter oder sogar Satzteile in Anführungszeichen gesetzt.

Doch gerade Journalisten und Texter sind zu klaren und eindeutigen Aussagen verpflichtet. Sie sollten so lange an der entsprechenden Formulierung feilen, bis schwarz auf weiß geschrieben steht, was tatsächlich ausgedrückt werden soll. Positiver Nebeneffekt: Weniger Anführungsstriche heißt auch weniger Lesebarrieren im Text. // notiert im Februar 2017

Namen und Titel von Personen

In journalistischen Texten ist es üblich, bei der ersten Erwähnung einer Person deren Vor- und Nachnamen zu nennen, im nachfolgenden Text dann nur noch deren Nachnamen. In der zunehmend international ausgerichteten internen Unternehmenskommunikation tauchen jedoch immer häufiger Namen auf, bei denen sich der eine oder andere Leser fragt: Ist das eine Kollegin oder ein Kollege?

In firmeninternen Publikationen lässt sich diese Frage direkt klären: So kann dort „Herr“ und „Frau“ vor dem Vor- und Nachnamen ergänzt werden, im weiteren Text analog noch vor dem Nachnamen. Das hilft dem Leser, bei einer Kontaktaufnahme sofort die richtige Form der Anrede zu wählen. Außerdem ist diese Formulierung persönlicher.

Im Journalismus wird zudem auf die Angabe eines akademischen Titels verzichtet. Diese Regel ist auch in der internationalen internen Unternehmenskommunikation sinnvoll. Trotz der Vereinheitlichung mancher Abschlüsse lassen sich die meisten von ihnen immer noch nicht vergleichen. Außerdem erübrigt sich der kritische Einwurf, weshalb nicht auch alle anderen Berufsabschlüsse – beispielsweise eine absolvierte Lehre – erwähnt werden. // notiert im November 2016

Einheitliche Schreibweisen

Viele Redaktionen von Mitarbeiterzeitungen veröffentlichen Texte verschiedener Autoren, die mitunter zwar zulässige, aber dennoch unterschiedliche Schreibweisen ein und desselben Begriffs benutzen, zum Beispiel Potential und Potenzial. Damit die deutsche Ausgabe der Mitarbeiterzeitung sprachlich aus einem Guss ist, empfehlen wir, alle Texter auf die vom Duden empfohlene Schreibweise zu verpflichten. Diese ist im Duden (auch in der Online-Version) farblich markiert und lautet im konkreten Fall: Potenzial. // notiert im Mai 2016

Unsere Tipps für eine effizientere Redaktionsarbeit

Vorteile elektronischer Informationen ausschöpfen

Immer mehr Redaktionen der Internen Unternehmenskommunikation entscheiden sich gegen eine gedruckte Mitarbeiterzeitung. Stattdessen verbreiten sie einen elektronischen Newsletter oder ein Zeitungs-PDF und damit Medien, die sich kurzfristig und schnell über einen E-Mail-Verteiler versenden lassen.

Doch gerade diese wesentlichen Vorzüge elektronischer Medien gegenüber Printversionen schöpfen viele Kommunikatoren noch nicht hinreichend aus. Wertvolle Zeit wird bereits dadurch verspielt, dass die Redakteure für das E-Medium einen dem Printprozess vergleichbar langen Erscheinungsturnus von drei oder mehr Monaten wählen, Redaktionstermine aufwendig für ein ganzes Jahr im Voraus planen und Themen und Artikelzahl für die jeweilige Ausgabe bis ins Detail festlegen. Das Tempo wird nicht zuletzt dadurch ausgebremst, dass abgestimmte Texte zunächst gesammelt, erst nach Eintreffen des letzten Beitrags in einem Layout zusammengeführt und danach in einen finalen Freigabeprozess gegeben werden.

Wir raten deshalb bei dem elektronischen Versand redaktioneller Beiträge zu einem gestrafften und kontinuierlichen Prozess: Die Texte werden nach Themeneingang und Aktualität erstellt und kurzfristig finalisiert. Liegt eine bestimmte Anzahl von Texten vor, werden diese zeitnah verschickt, mindestens monatlich. Das Layout folgt festen Regeln, sodass einzelne Ausgaben nicht abstimmungspflichtig sind. Weitere Tipps und Tricks, redaktionelle Prozesse zu optimieren, vermittelt unser Crashkurs, den wir auch inhouse in Ihrem Unternehmen anbieten. Mehr Infos auf dieser Website unter Schulungen // notiert im Januar 2017

Namen für Textdateien

Im Redaktionsalltag sollten alle Textdateien nach dem gleichen Schema und eindeutig gekennzeichnet werden. Gerade bei umfangreichen Publikationen, etwa einem Unternehmensbericht, kann es sonst zu Verwechslungen kommen: Welche Textversion ist die aktuelle? Von wem wurde der Text bereits gelesen und korrigiert? Gerät eine falsche Textversion in den Druck, kann dies weitreichende finanzielle und juristische Folgen haben. Mit einer klar gegliederten und zweifelsfreien Namensgebung lässt sich jeder Bearbeitungsschritt einer Textdatei ohne zusätzliche Dokumentation nachvollziehen:

  • Im Dateinamen sollten immer der Unternehmensbereich (der Ort) des Geschehens sowie ein griffiges Schlagwort (das Thema) enthalten sein.
  • Dahinter – am besten hinter einem Unterstrich – stehen in Großbuchstaben die Initialen der Abstimmungspartner, die den Text fachlich (inhaltlich) bearbeitet haben. Zusätzliche Abstimmungsrunden mit derselben Person können durch eine Ziffer angezeigt werden.
  • Nach abschließendem Lektorat oder Korrektorat können die Initialen der Bearbeiter – am besten in Kleinbuchstaben – oder Kürzel wie „korr“ oder „lekt“ an den Dateinamen angefügt werden.
  • Wenn ein Text für die Grafik fertig ist, sollte er entsprechend mit „frei“ oder „final“ gekennzeichnet sein – auch das hinter einem Unterstrich.

Es genügt dann völlig, nur die jeweils aktuelle Datei für ein Thema abzuspeichern. Alle älteren Versionen können gelöscht werden, da sie sich notfalls über den Papierkorb des Computers oder die zugehörige E-Mail-Korrespondenz wiederherstellen lassen. Eine Datierung im Dateinamen erübrigt sich bei diesem Vorgehen. // notiert im Dezember 2016

Klare Regeln für die Abstimmung

Die Abstimmung von Texten innerhalb eines Unternehmens gestaltet sich meist aufwendig. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen möchten eingebunden werden. Sie streuen den Beitrag unaufgefordert an weitere Personen oder bearbeiten ihn, bis er haargenau ihren persönlichen Erwartungen entspricht. Zudem ist die finale Abstimmungsphase – insbesondere wenn eine Publikation unter Zeitdruck fertiggestellt werden muss – äußerst fehleranfällig. Änderungen werden nicht kenntlich gemacht und es kursieren widersprüchliche Versionen. Wenn sich Abstimmungspartner nicht binnen Frist zurückmelden, ist das Stress pur für den Redakteur.

Wie sich Abstimmungsprozesse optimieren sowie systematisch und effizient steuern lassen, ist eines der Themen unseres Crashkurses „Redaktionsmanagement“. Als Faustregel gilt: Abstimmungsziele, -schritte, -regeln und auch redaktionelle Tabus sollten klar definiert und kommuniziert werden. Dies kann – so unser Tipp – beispielsweise über eine entsprechende Erklärung in der Begleitmail eines Textvorschlags geschehen. So kann die konkrete Intention eines Abstimmungsvorgangs vom Adressaten verstanden und das bestmögliche Ergebnis gemeinsam erarbeitet werden. // notiert im September 2016

Unsere nächste Veranstaltung

Business-Brunch

Elisabeth Illius referiert am 8. Juli beim Business-Brunch des Bundesverbands der Mittelständischen Wirtschaft in Lindau über: Wie Texte gut schmecken und richtig serviert werden / Tipps und Tricks zum journalistischen Schreiben und professionellen Kommunizieren. Interessenten, die nicht Mitglied im BVMW sind, melden sich bitte bis Ende Juni durch eine Nachricht an illius@illius-schnurr.com. Die Teilnahme von externen Gästen ist möglich, kostenpflichtig und bedarf der Voranmeldung. // notiert im Juni 2016