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Kommunikation für Unternehmen,
Forschungs­­ein­rich­tung­en und Stiftungen

Dieses Foto zeigt herbstliche Blätter
Prozesse der professionellen Kommunikation in Wirtschaft und Wissenschaft müssen äußerst effizient gestaltet sein. Dazu bedarf es klar definierter Strukturen, Abläufe und Verantwortlichkeiten. Mit unserer Expertise und Erfahrung entwickeln wir das für Ihr Unternehmen geeignete Konzept. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre zeitlichen und personellen Ressourcen zu schonen und dennoch Ihre Kommunikationsziele zu erreichen.
Insbesondere in Zeiten immer neuer Medien und Kommunikationsstile ist ein ausbalanciertes und fokussiertes Konzept unverzichtbar. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir für Ihre Unternehmenskommunikation Lösungen und Ideen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen und mehr leisten als die kurzlebige Adaption neuer Trends.

Aktuelles

Aus unserer Textwerkstatt

Immer auf den Punkt?

Bei den meisten Printprodukten fragen uns unsere Kunden während des ersten gemeinsamen Layouts: Sollte hinter einen Untertitel, Anleser oder jedweden kurzen Anreißer für einen Text eigentlich ein Punkt gesetzt werden oder nicht? Und was gilt für Bildunterschriften? Aus grafischen Gründen möchten Redakteure mitunter auf einen Punkt an diesen prominenten Stellen verzichten.

Wir raten: Lassen Sie sich doch diese Von-Fall-zu-Fall-Entscheidung von den eindeutigen Regeln der Rechtschreibung abnehmen. Hinter einen vollständigen Satz gehört ein Punkt; fehlt ein Satzbestandteil, kommt keiner. Damit sind Sie für jede Textstelle des Layouts auf der sicheren Seite. Wer es optisch einheitlich haben will, sollte folglich eher an einer anderen Schraube drehen und einmal grundsätzlich festlegen, ob Teaser und BUs entweder immer als vollständige Sätze oder immer im Staccato-Stil formuliert sein sollen – Punkt // notiert im Mai 2017

Schreiben, was Sache ist

Um eine Aussage abzuschwächen oder als ironisch zu kennzeichnen, kratzt mancher Redner mit Zeige- und Mittelfingern Anführungsstriche in die Luft. Mit der gleichen Absicht werden in vielen Texten der internen und externen Kommunikation einzelne Wörter oder sogar Satzteile in Anführungszeichen gesetzt.

Doch gerade Journalisten und Texter sind zu klaren und eindeutigen Aussagen verpflichtet. Sie sollten so lange an der entsprechenden Formulierung feilen, bis schwarz auf weiß geschrieben steht, was tatsächlich ausgedrückt werden soll. Positiver Nebeneffekt: Weniger Anführungsstriche heißt auch weniger Lesebarrieren im Text. // notiert im Februar 2017

Namen und Titel von Personen

In journalistischen Texten ist es üblich, bei der ersten Erwähnung einer Person deren Vor- und Nachnamen zu nennen, im nachfolgenden Text dann nur noch deren Nachnamen. In der zunehmend international ausgerichteten internen Unternehmenskommunikation tauchen jedoch immer häufiger Namen auf, bei denen sich der eine oder andere Leser fragt: Ist das eine Kollegin oder ein Kollege?

In firmeninternen Publikationen lässt sich diese Frage direkt klären: So kann dort „Herr“ und „Frau“ vor dem Vor- und Nachnamen ergänzt werden, im weiteren Text analog noch vor dem Nachnamen. Das hilft dem Leser, bei einer Kontaktaufnahme sofort die richtige Form der Anrede zu wählen. Außerdem ist diese Formulierung persönlicher.

Im Journalismus wird zudem auf die Angabe eines akademischen Titels verzichtet. Diese Regel ist auch in der internationalen internen Unternehmenskommunikation sinnvoll. Trotz der Vereinheitlichung mancher Abschlüsse lassen sich die meisten von ihnen immer noch nicht vergleichen. Außerdem erübrigt sich der kritische Einwurf, weshalb nicht auch alle anderen Berufsabschlüsse – beispielsweise eine absolvierte Lehre – erwähnt werden. // notiert im November 2016

Unsere Tipps für eine effizientere Redaktionsarbeit

Systematisch verzahnen: Mitarbeiterzeitschrift und Intranet

Seit Jahren wird gemunkelt: Intranet und Mitarbeiter-App werden die traditionelle Mitarbeiterzeitung (MAZ) verdrängen. In ihrer im Zweijahresturnus durchgeführten Studie „Die Zukunft des Mitarbeitermagazins“ stellen Kammann Rossi und die School for Communication and Management 2019 fest: Nach wie vor genießt die gedruckte MAZ ein klare Vorrangstellung gegenüber den Online-Kanälen der Mitarbeiterkommunikation. MAZ und Intranet existieren nebeneinander, ergänzen sich.

Und noch ein Ergebnis beschreibt die friedliche Koexistenz beider Kanäle: Fast alle Teilnehmer der 2019er-Studie waren der Meinung, dass Unternehmensthemen gleichermaßen im Intranet und in der MAZ aufgegriffen werden können. Vorausgesetzt: Diese werden unterschiedlich aufbereitet.

Die daraus abgeleitete Strategie einer doppelten Nutzung von Inhalten – bei zielgruppenspezifischer Aufbereitung – wird heute von vielen Unternehmen verfolgt. Allerdings geschehe dies selten mit der als notwendig erachteten Systematik, hören wir von Kommunikatoren immer wieder.

Zwei Ansätze können aus unserer Sicht einer engeren inhaltlichen Verzahnung von MAZ und Intranet dienen: eine Harmonisierung der jeweiligen redaktionellen Prozesse und eine einheitliche thematische Struktur beider Medien.

Redaktionelle Prozesse angleichen

In zahlreichen Unternehmen sind die Verantwortlichen für die Mitarbeiterzeitung (MAZ) nicht mit den Verantwortlichen für das Intranet identisch. Für eine effektive und effiziente Verzahnung von MAZ- und Intranet-Beiträgen ist jedoch eine enge inhaltliche Absprache und Zusammenarbeit der Verantwortlichen wichtig.

Sofern sich die Zuständigkeiten aus organisatorischen oder anderen Gründen nicht zusammenlegen lassen, können zumindest die redaktionellen Prozesse für die MAZ und das Intranet aufeinander abgestimmt werden. Dabei ist eine Übereinkunft für folgende Fragen (Beispiele) zu treffen:

  • Welche Inhalte sollen überhaupt und mit welchem Ziel kommuniziert werden?
  • Von wem und wie werden die Inhalte generiert?
  • Für welchen Content ist eine interne Abstimmung – und falls ja, mit wem – notwendig; für welchen Fall kann darauf verzichtet werden?
  • Welche Rolle kommt den Lesern beziehungsweise den Nutzern zu?
  • Welche Rechte und Pflichten obliegen dem Verantwortlichen für die Schlussredaktion?

Eindeutige Antworten auf diese Fragen liefert ein Redaktionsstatut, das Zuständigkeiten und Abläufe genau definiert und hilft, das Profil und Ansehen von Kommunikationsmedien zu schärfen. Idealerweise gibt es ein Statut sowohl für die MAZ als auch für das Intranet, die – ganz wichtig – weitgehend übereinstimmen.

Systematisch die relevanten Inhalte abbilden

Rubriken in gedruckten Periodika und Navigationsstrukturen im Intranet werden meist völlig unabhängig voneinander festgelegt – was in der Regel an den oben genannten, getrennten redaktionellen Zuständigkeiten liegt. Für die Leser beziehungsweise die Nutzer erschließt sich dabei meist nicht, wie die Gliederungen und Begrifflichkeiten zustande kommen. Im Sinne einer engeren Verzahnung von Print und Intranet sowie einem schnellen und benutzerfreundlichen Finden von Informationen lohnt es sich jedoch, die bestehenden Rubrizierungen beider Medien zu hinterfragen und eine neue, übergreifende und schlüssige thematisch-inhaltliche Struktur für die Mitarbeiterkommunikation zu erarbeiten – zumindest für die Verbreitung von Informationen.

Weshalb nicht eine generelle Unterteilung in:

  • Aktuelle Kurznachrichten und
  • Hintergrundberichte

Oder eine Rubrizierung nach Zielgruppen:

  • Das ist für alle relevant
  • Nachrichten für unsere Entwickler …
  • … Personaler
  • … Mitarbeiter in der Produktion …
  • Darüber informieren wir die Öffentlichkeit

Oder hier wie da eher klassisch:

  • Neuigkeiten für die Organisation
  • Projekte
  • Abteilungen
  • Standorte
  • Produkte …

Das Ziel sollte eine möglichst einfache und eindeutige thematisch-inhaltliche Struktur für beide Kanäle sein.

Allein das nachvollziehbare Clustern bereichert die Zusammenarbeit der Kommunikatoren. Sie schafft Transparenz und ermöglicht ein Einvernehmen über die inhaltliche Arbeit. Mittelbar führt das zu qualitativ besseren Ergebnissen und hilft, Kosten zu sparen. // notiert im November 2019

Alles „lean“ oder was?

In der Produktion ist „lean“ längst ein fester Begriff. In der Unternehmenskommunikation hat die Methode, die Prozesse „schlank“ – also effizient – zu gestalten, noch keinen vergleichbar hohen Stellenwert. Vielmehr werden hier immer wieder neue Kanäle als unerlässlich deklariert und bereits vorhandene Medien nur selten aufgegeben oder grundlegend überdacht. Zusätzlich angeheuerte eigene oder freie Mitarbeiter bringen kurzfristig Entlastung, bescheren auf die Dauer allerdings einen noch größeren Koordinierungsaufwand und höhere Kosten.

Wir unterstützen Unternehmen und Institutionen dabei, sich angesichts steigender Anforderungen wieder auf die Kernfrage zu konzentrieren: Welche Medien sind unerlässlich, um die Ziele der Kommunikation zu erreichen und wie lassen sie sich so effizient wie möglich einsetzen?

Hier ein Tipp, wie Intranet und Mitarbeiterzeitung „lean“ nebeneinander existieren: Nachrichten und Berichte immer zuerst im Intranet platzieren und alle ein oder zwei Monate eine mehrsprachige „Best-of-Intranet-Ausgabe“ als Printversion verbreiten.

Noch ein Tipp: Nutzen Sie Facebook nur, wenn sich dadurch ein eindeutig messbares Kommunikationsziel erreichen lässt. Die Anzahl der Likes allein ist kein hinreichender Indikator für eine erfolgreiche Kommunikation.

Weitere Tipps geben wir in unseren Crashkursen (dazu weitere Infos unter Schulung). // notiert im Mai 2017

Vorteile elektronischer Informationen ausschöpfen

Immer mehr Redaktionen der Internen Unternehmenskommunikation entscheiden sich gegen eine gedruckte Mitarbeiterzeitung. Stattdessen verbreiten sie einen elektronischen Newsletter oder ein Zeitungs-PDF und damit Medien, die sich kurzfristig und schnell über einen E-Mail-Verteiler versenden lassen.

Doch gerade diese wesentlichen Vorzüge elektronischer Medien gegenüber Printversionen schöpfen viele Kommunikatoren noch nicht hinreichend aus. Wertvolle Zeit wird bereits dadurch verspielt, dass die Redakteure für das E-Medium einen dem Printprozess vergleichbar langen Erscheinungsturnus von drei oder mehr Monaten wählen, Redaktionstermine aufwendig für ein ganzes Jahr im Voraus planen und Themen und Artikelzahl für die jeweilige Ausgabe bis ins Detail festlegen. Das Tempo wird nicht zuletzt dadurch ausgebremst, dass abgestimmte Texte zunächst gesammelt, erst nach Eintreffen des letzten Beitrags in einem Layout zusammengeführt und danach in einen finalen Freigabeprozess gegeben werden.

Wir raten deshalb bei dem elektronischen Versand redaktioneller Beiträge zu einem gestrafften und kontinuierlichen Prozess: Die Texte werden nach Themeneingang und Aktualität erstellt und kurzfristig finalisiert. Liegt eine bestimmte Anzahl von Texten vor, werden diese zeitnah verschickt, mindestens monatlich. Das Layout folgt festen Regeln, sodass einzelne Ausgaben nicht abstimmungspflichtig sind. Weitere Tipps und Tricks, redaktionelle Prozesse zu optimieren, vermittelt unser Crashkurs, den wir auch inhouse in Ihrem Unternehmen anbieten. Mehr Infos auf dieser Website unter Schulungen // notiert im Januar 2017

Namen für Textdateien

Im Redaktionsalltag sollten alle Textdateien nach dem gleichen Schema und eindeutig gekennzeichnet werden. Gerade bei umfangreichen Publikationen, etwa einem Unternehmensbericht, kann es sonst zu Verwechslungen kommen: Welche Textversion ist die aktuelle? Von wem wurde der Text bereits gelesen und korrigiert? Gerät eine falsche Textversion in den Druck, kann dies weitreichende finanzielle und juristische Folgen haben. Mit einer klar gegliederten und zweifelsfreien Namensgebung lässt sich jeder Bearbeitungsschritt einer Textdatei ohne zusätzliche Dokumentation nachvollziehen:

  • Im Dateinamen sollten immer der Unternehmensbereich (der Ort) des Geschehens sowie ein griffiges Schlagwort (das Thema) enthalten sein.
  • Dahinter – am besten hinter einem Unterstrich – stehen in Großbuchstaben die Initialen der Abstimmungspartner, die den Text fachlich (inhaltlich) bearbeitet haben. Zusätzliche Abstimmungsrunden mit derselben Person können durch eine Ziffer angezeigt werden.
  • Nach abschließendem Lektorat oder Korrektorat können die Initialen der Bearbeiter – am besten in Kleinbuchstaben – oder Kürzel wie „korr“ oder „lekt“ an den Dateinamen angefügt werden.
  • Wenn ein Text für die Grafik fertig ist, sollte er entsprechend mit „frei“ oder „final“ gekennzeichnet sein – auch das hinter einem Unterstrich.

Es genügt dann völlig, nur die jeweils aktuelle Datei für ein Thema abzuspeichern. Alle älteren Versionen können gelöscht werden, da sie sich notfalls über den Papierkorb des Computers oder die zugehörige E-Mail-Korrespondenz wiederherstellen lassen. Eine Datierung im Dateinamen erübrigt sich bei diesem Vorgehen. // notiert im Dezember 2016

Unsere nächste Veranstaltung

Marketing oder PR? Was ist für welche Botschaft die erste Wahl?

Praxisnahe Tipps für die erfolgreiche Unternehmenskommunikation von Elisabeth Illius, Journalistin, Texterin und Kommunikationsberaterin, und Dorit Knorr, Projektmanagerin bei der der Werbeagentur Lake of Consens – ein Vortrag im Rahmen des Expertenrats „Kommunikation“ des Bundesverbands der Mittelständischen Wirtschaft am 27. Juni im „Steidle Hof“, Grasbeuren bei Meersburg, Abendveranstaltung (weitere Infos und Anmeldung über illius@illius-schnurr.com)