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Namen für Textdateien

in Effiziente Prozesse

Im Redaktionsalltag sollten alle Textdateien nach dem gleichen Schema und eindeutig gekennzeichnet werden. Gerade bei umfangreichen Publikationen, etwa einem Unternehmensbericht, kann es sonst zu Verwechslungen kommen: Welche Textversion ist die aktuelle? Von wem wurde der Text bereits gelesen und korrigiert? Gerät eine falsche Textversion in den Druck, kann dies weitreichende finanzielle und juristische Folgen haben. Mit einer klar gegliederten und zweifelsfreien Namensgebung lässt sich jeder Bearbeitungsschritt einer Textdatei ohne zusätzliche Dokumentation nachvollziehen:

  • Im Dateinamen sollten immer der Unternehmensbereich (der Ort) des Geschehens sowie ein griffiges Schlagwort (das Thema) enthalten sein.
  • Dahinter – am besten hinter einem Unterstrich – stehen in Großbuchstaben die Initialen der Abstimmungspartner, die den Text fachlich (inhaltlich) bearbeitet haben. Zusätzliche Abstimmungsrunden mit derselben Person können durch eine Ziffer angezeigt werden.
  • Nach abschließendem Lektorat oder Korrektorat können die Initialen der Bearbeiter – am besten in Kleinbuchstaben – oder Kürzel wie „korr“ oder „lekt“ an den Dateinamen angefügt werden.
  • Wenn ein Text für die Grafik fertig ist, sollte er entsprechend mit „frei“ oder „final“ gekennzeichnet sein – auch das hinter einem Unterstrich.

Es genügt dann völlig, nur die jeweils aktuelle Datei für ein Thema abzuspeichern. Alle älteren Versionen können gelöscht werden, da sie sich notfalls über den Papierkorb des Computers oder die zugehörige E-Mail-Korrespondenz wiederherstellen lassen. Eine Datierung im Dateinamen erübrigt sich bei diesem Vorgehen.

// notiert im Dezember 2016