Zu einem spannenden Thema des Unternehmens einen Text verfasst … und dann nix wie ins Blatt? Schön wär’s! Bevor ein Artikel publiziert wird, möchten oft mehrere Beteiligte noch ein Wörtchen mitreden. Grundsätzlich okay. Doch ohne klare Regeln bei der Abstimmung droht Ineffizienz.

Abstimmung: klare Ansage

Vier, fünf oder mehr Mitarbeiter unterschiedlicher Funktion möchten einen Text für die Mitarbeiterzeitung oder das Intranet vor der Veröffentlichung freigeben: keine Seltenheit in Zeiten, in denen jeder Kommunikator jeden „abholen“ will oder muss. Für die Urheber des Textes ist so ein Abstimmungsprozess äußerst aufwendig. Das liegt oftmals gar nicht nur an der Anzahl der per E-Mail adressierten Abstimmungspartner – obwohl schon das richtige Verteilen dieser Personen in „an“, „cc“ oder gar „bcc“ manches diplomatische Talent erfordert.

Wirklich aufwendig wird es für die Kommunikatoren meist erst, wenn die Rückläufe im Postfach landen. Dann sehen viele rot – und zwar nicht nur wegen des möglicherweise eingeschalteten Änderungsmodus. Manche Texte wurden mit neuen Details überfrachtet, die nicht in den Kontext passen. Bei anderen fehlt eine Kennzeichnung der Änderungen, sodass alles nochmal gecheckt werden muss. In anderen Fällen wird um eine erneute Zusendung des Textes gebeten. Noch eine Schleife!

Der eine Redakteur gibt sich angesichts vieler Korrekturen und Kommentare größte Mühe, weiterhin der entspannte Typ zu bleiben. Der andere fühlt sich durch die Belehrungen auch schon mal als Textgenie verkannt. Bei wieder anderen kommt richtig Frust auf: „Geht’s noch? Muss der meinen Job machen? Ich sag doch auch keinem Einkäufer, wie er einkauft, oder einem Vertriebler, wie er seine Produkte anpreist!“

Alle meinen es doch nur gut, aber jeder anders

An dieser Stelle wird es höchste Zeit, einmal tief durchzuatmen und die Sachlage zu klären: Weiß denn der Abstimmungspartner überhaupt, was von ihm genau erwartet wird? Ist die Formulierung in der E-Mail „Ich bitte freundlich um Abstimmung des Beitrags“ wirklich klar? Kann das nicht alles heißen: von „Bitte ändern Sie den Text so, dass er genau Ihrem Geschmack und Ihrer Vorstellung eines literarischen Werks entspricht“ bis hin zu „Bitte korrigieren Sie nur rein inhaltliche Fehler“? Und selbst über den Inhalt des Wortpaars „inhaltliche Fehler“ ließe sich lange diskutieren.

Was also tun? Abstimmungsmodalitäten lassen sich in Redaktionsstatuten oder Communication Process Guidelines festlegen, die auch alle anderen Zuständigkeiten und Prozesse der Redaktion sowie der fachlich angrenzenden Funktionen und Gremien festlegen. So ein Regelwerk, das viel weniger Kommunikationsabteilungen haben, als man meinen möchte, entfaltet bereits in seiner Entstehungsphase eine ungeahnte Wirkung: Die Redakteure und Kommunikatoren diskutieren ihre Erwartungen an einen redaktionellen Prozess und suchen nach einer gemeinsamen Regel, die auf einem gemeinsamen Verständnis der Abläufe und Ziele basiert.

One face to the Abstimmungspartner

Ist dieser gemeinsame Nenner einmal gefunden, lässt sich sein Kern gegenüber den Abstimmungspartnern vergleichsweise einfach anwenden. Dann gibt es nach außen auch keine Unterschiede mehr zwischen dem Kommunikator, der entspannt alle Änderungsvorschläge mit einem Klick akzeptiert, und dem Textgenie, das nur „echte“ Fehler im Text behebt. Man braucht das Statut oder die Communication Process Guidelines noch nicht einmal jedem vor die Nase zu halten. Einmal besprochen, definiert und beschlossen, dient allein schon die Verfügbarkeit eines Regelwerks in der Schublade einer viel klareren Linie bei der Abstimmung als vor seiner Zeit.

// notiert im Februar 2020