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Systematisch verzahnen: Mitarbeiterzeitschrift und Intranet

Seit Jahren wird gemunkelt: Intranet und Mitarbeiter-App werden die traditionelle Mitarbeiterzeitung (MAZ) verdrängen. In ihrer im Zweijahresturnus durchgeführten Studie „Die Zukunft des Mitarbeitermagazins“ stellen Kammann Rossi und die School for Communication and Management 2019 fest: Nach wie vor genießt die gedruckte MAZ ein klare Vorrangstellung gegenüber den Online-Kanälen der Mitarbeiterkommunikation. MAZ und Intranet existieren nebeneinander, ergänzen sich.

Und noch ein Ergebnis beschreibt die friedliche Koexistenz beider Kanäle: Fast alle Teilnehmer der 2019er-Studie waren der Meinung, dass Unternehmensthemen gleichermaßen im Intranet und in der MAZ aufgegriffen werden können. Vorausgesetzt: Diese werden unterschiedlich aufbereitet.

Die daraus abgeleitete Strategie einer doppelten Nutzung von Inhalten – bei zielgruppenspezifischer Aufbereitung – wird heute von vielen Unternehmen verfolgt. Allerdings geschehe dies selten mit der als notwendig erachteten Systematik, hören wir von Kommunikatoren immer wieder.

Zwei Ansätze können aus unserer Sicht einer engeren inhaltlichen Verzahnung von MAZ und Intranet dienen: eine Harmonisierung der jeweiligen redaktionellen Prozesse und eine einheitliche thematische Struktur beider Medien.

REDAKTIONELLE PROZESSE ANGLEICHEN

In zahlreichen Unternehmen sind die Verantwortlichen für die Mitarbeiterzeitung (MAZ) nicht mit den Verantwortlichen für das Intranet identisch. Für eine effektive und effiziente Verzahnung von MAZ- und Intranet-Beiträgen ist jedoch eine enge inhaltliche Absprache und Zusammenarbeit der Verantwortlichen wichtig.

Sofern sich die Zuständigkeiten aus organisatorischen oder anderen Gründen nicht zusammenlegen lassen, können zumindest die redaktionellen Prozesse für die MAZ und das Intranet aufeinander abgestimmt werden. Dabei ist eine Übereinkunft für folgende Fragen (Beispiele) zu treffen:

  • Welche Inhalte sollen überhaupt und mit welchem Ziel kommuniziert werden?
  • Von wem und wie werden die Inhalte generiert?
  • Für welchen Content ist eine interne Abstimmung – und falls ja, mit wem – notwendig; für welchen Fall kann darauf verzichtet werden?
  • Welche Rolle kommt den Lesern beziehungsweise den Nutzern zu?
  • Welche Rechte und Pflichten obliegen dem Verantwortlichen für die Schlussredaktion?

Eindeutige Antworten auf diese Fragen liefert ein Redaktionsstatut, das Zuständigkeiten und Abläufe genau definiert und hilft, das Profil und Ansehen von Kommunikationsmedien zu schärfen. Idealerweise gibt es ein Statut sowohl für die MAZ als auch für das Intranet, die – ganz wichtig – weitgehend übereinstimmen.

SYSTEMATISCH DIE RELEVANTEN INHALTE ABBILDEN

Rubriken in gedruckten Periodika und Navigationsstrukturen im Intranet werden meist völlig unabhängig voneinander festgelegt – was in der Regel an den oben genannten, getrennten redaktionellen Zuständigkeiten liegt. Für die Leser beziehungsweise die Nutzer erschließt sich dabei meist nicht, wie die Gliederungen und Begrifflichkeiten zustande kommen. Im Sinne einer engeren Verzahnung von Print und Intranet sowie einem schnellen und benutzerfreundlichen Finden von Informationen lohnt es sich jedoch, die bestehenden Rubrizierungen beider Medien zu hinterfragen und eine neue, übergreifende und schlüssige thematisch-inhaltliche Struktur für die Mitarbeiterkommunikation zu erarbeiten – zumindest für die Verbreitung von Informationen.

Weshalb nicht eine generelle Unterteilung in:

  • Aktuelle Kurznachrichten und
  • Hintergrundberichte

 

Oder eine Rubrizierung nach Zielgruppen:

  • Das ist für alle relevant
  • Nachrichten für unsere Entwickler …
  • … Personaler
  • … Mitarbeiter in der Produktion …
  • Darüber informieren wir die Öffentlichkeit

 

Oder hier wie da eher klassisch:

  • Neuigkeiten für die Organisation
  • Projekte
  • Abteilungen
  • Standorte
  • Produkte …

Das Ziel sollte eine möglichst einfache und eindeutige thematisch-inhaltliche Struktur für beide Kanäle sein.

Allein das nachvollziehbare Clustern bereichert die Zusammenarbeit der Kommunikatoren. Sie schafft Transparenz und ermöglicht ein Einvernehmen über die inhaltliche Arbeit. Mittelbar führt das zu qualitativ besseren Ergebnissen und hilft, Kosten zu sparen.

// notiert im November 2019